W firmach codziennie powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe i poufne. Należy przechowywać je w wyznaczonym do tego celu miejscu i po określonym czasie poddać prawidłowej utylizacji. W trakcie tego procesu należy postępować zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), które weszło w życie 25 maja 2018 roku.
Rozporządzenie RODO z 25 maja 2018 roku dokładnie określa, jakie wymogi stawia się wszystkim podmiotom, które przetwarzają dane osobowe. Chodzi tutaj przede wszystkim o ochronę dokumentacji papierowej i elektronicznych nośników danych zawierających informacje poufne czy wrażliwe. Zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399, w trzecim stopniu tajności P3 należy niszczyć dokumenty firmowe w taki sposób, aby zachowane były wszystkie procedury prawne, a działanie to było zgodne z obowiązującym Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Niedostosowanie się do wspomnianych wymogów skutkuje poważnymi sankcjami w kwestii nadużyć związanych z nieprawidłowym przetwarzaniem danych czy utylizacją dokumentów papierowych w firmie. Kara za nieprawidłowe niszczenie dokumentów firmowych może wynieść nawet do 10 milionów Euro lub też dwóch procent dochodów rocznych, jakie generuje dane przedsiębiorstwo.
Każda firma, która wytwarza dokumenty zawierające dane osobowe, a także określane jako poufne czy wrażliwe, ma obowiązek poddania ich procesowi zniszczenia. Dzieje się tak po upływie wyznaczonego czasu na przechowywanie dokumentów firmowych. Prawidłowa utylizacja papierowych dokumentów firmowych zgodna z RODO polega na przekazaniu ich do firm oferujących mobilne niszczenie dokumentów. Tego typu działanie jest wskazane w przypadku dużej ilości odpadów papierowych, jakie powstają w danej firmie. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo wytwarza znikomą ilość dokumentów firmowych, do utylizacji można zastosować samodzielne metody ich niszczenia. Do tego celu warto wykorzystać niszczarki zgodne z RODO. To sprzęt, który powinien znaleźć się w wielu firmach. Wysokiej jakości niszczarki mogą pomóc w utylizacji dokumentów firmowych. To sprzęt, który pozwoli na dopasowanie się przedsiębiorstwa do obowiązujących przepisów związanych z bezpiecznym niszczeniem dokumentów. Ponadto niszczarki zgodne z RODO są przeznaczone dla materiałów niskiego ryzyka, które zawierają dane zewnętrzne, fragmenty korespondencji i dokumentów wewnętrznych firmy bądź też dokumentów zawierających poufne i wrażliwe dane. Mogą być to dokumenty o stopniu tajności od P3 do P7.
Przepisy traktujące o bezpieczeństwie przechowywania i niszczenia papierowych dokumentacji firmowej dotyczą także utylizacji nośników danych w przedsiębiorstwie. Proces, którym jest utylizacja nośników danych zgodna z RODO polega na trwałym zniszczeniu dysków twardych, pamięci przenośnych USB, kart pamięci, płyt CD, DVD i CD-R, jak również innych nośników. Mogą być to dyskietki, slajdy, klisze bądź mikrofilmy, na których zapisane są dane poufne lub tajne.
Niszczenie nośników danych zgodnych z RODO w firmie polega na przekazaniu ich do wyspecjalizowanych jednostek świadczących takie usługi. Należy pamiętać, że samodzielnie podejmowane próby usunięcia informacji zawartych w nośnikach danych jest bezcelowe, ponieważ nawet po ich wykasowaniu, istnieje możliwość ponownego przywrócenia zapisanych informacji. Cyberprzestępcy czy osoby zajmujące się przestępstwami gospodarczymi i szpiegostwem korporacyjnym często odzyskują wrażliwe dane z nieprawidłowo utylizowanych nośników przedsiębiorstwa. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnego niszczenia nośników danych w firmie. Zapewnia ono 100% gwarancję całkowitego pozbycia się nośników danych. To proces utylizacji kart pamięci czy nośników USB zgodny z RODO.
Stosowanie przepisów RODO dotyczy nie tylko ochrony danych osobowych, ale również prawidłowej utylizacji dokumentów papierowych i nośników elektronicznych przedsiębiorstwa. Za niedostosowanie się do tych wymogów grozi odpowiedzialność karna i poważne sankcje finansowe.
Autor