Każdy, kto pracuje w biurze bądź prowadzi własną działalność zmaga się z tym samym problemem – prędzej czy później zaczyna w firmie brakować miejsca na dokumenty. Część z nich musi być przechowywana przez cały czas, nie zawsze jest też możliwość przeniesienia ich do wersji elektronicznych. Jednak są i takie, które można poddać zniszczeniu. Nawet jeżeli te dokumenty straciły już ważność, to trzeba pamiętać o tym, że wciąż mogą zawierać wrażliwe dane, poufne informacje lub dane osobowe. Dlatego też konieczne jest zadbanie o to, by nic nie wydostało się na zewnątrz zarówno na etapie odbioru dokumentów do zniszczenia, ich przewozu, jak i samej utylizacji.
Warto w firmie wyznaczyć konkretne miejsce, do którego będzie można składować wszystkie dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Czasem wystarczy konkretna szafka, najlepiej zamykana, do której dostęp będą mieć jedynie upoważnione, wybrane osoby. Istnieje możliwość nawet wynajęcia takiej szafki od firmy, która zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Udostępniają taki mebel, który można umieścić na przykład w biurze czy w dziale administracji i tam dorzucać kolejne materiały przeznaczone do utylizacji.
Warto pamiętać, żeby wyciągnąć kartki papieru z teczek czy segregatorów. Te przedmioty niepotrzebnie będą tylko zajmować miejsce w szafce – przez co szybciej się zapełni. Ale najpierw należy się upewnić, że na takim segregatorze czy teczce również nie ma zapisanych na przykład danych osobowych, które podlegają ochronie. Wystarczy sobie przypomnieć teczki w przychodniach lub konkretne segregatory pracowników w poszczególnych firmach – żeby sobie zobrazować, że również na ich okładkach mogą być zapisane na przykład imię, nazwisko, PESEL czy adres zamieszkania.
Składować trzeba również dokumenty, a w zasadzie nośniki, na których są one zapisane w wersjach elektronicznych. Jeśli były na nich zawarte informacje, które w żaden sposób nie powinny zostać udostępnione na zewnątrz, wtedy zniszczeniu musi ulec cały nośnik. Nie wystarczy usunięcie plików czy nawet sformatowanie urządzenia.
Firma, która zajmuje się profesjonalnymi usługami niszczenia dokumentów przyjeżdża do przedsiębiorstwa w określonym terminie – na ogół jest to wspólnie ustalona data. Jeśli jest to już stała współpraca, wystarczy jedynie kontakt, że na przykład szafka, do której składowane są wszystkie dokumenty przeznaczone do zniszczenia, jest już zapełniona. Wtedy taka firma przyjeżdża, w odpowiedni sposób zabezpiecza wszystkie materiały i przenosi je do swojego pojazdu. Na całym etapie transportu dokumenty są chronione i nie ma ryzyka, że jakiekolwiek informacje na nich zawarte wydostaną się na zewnątrz. Firma realizująca takie usługi powinna dysponować samochodem, posiada wbudowany system umożliwiający śledzenie pojazdu oraz zamykany jest w sposób, który zabezpiecza przed otwarciem i wykradnięciem materiałów.
Po dojechaniu na miejsce pracownicy firmy, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, wyciągają je z pojazdu i przenoszą do miejsca, gdzie zostaną rozpakowane – już prosto do ich zutylizowania. W zależności od tego, jakiego rodzaju są to dokumenty – są umieszczane w maszynach specjalnie do tego przystosowanych. To znaczy, że w inny sposób niszczone są dokumenty w wersji papierowej, a inaczej nośniki elektroniczne, na których różnego rodzaju dane mogą być zapisane. W każdym z tych przypadków wszelkie informacje są niszczone w sposób trwały, czyli nie ma możliwości, by je w jakikolwiek sposób przywrócić i odczytać. W wielu przypadkach powstaje z nich masa, którą można ponownie wykorzystać i zostaje poddana recyklingowi, co jest dodatkowym atutem, ponieważ taki sposób utylizacji dokumentów jest przyjazny środowisku.
Firma, która zajmuje się niszczeniem dokumentów dostarcza przedsiębiorstwu pełną dokumentację procesu, która obejmuje zlecenie niszczenia, protokół przekazania, certyfikat zniszczenia, a także płytę CD lub DVD z nagraniem procesu zniszczenia. Dzięki temu można mieć pewność, że wszystko przebiega jak należy, zgodnie z planem, a żadne dane nie wydostały się na zewnątrz.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
Autor