Osoby prowadzące działalność gospodarczą często zapisują poufne dane na nośnikach. Dzieje się tak w przypadku dokonywania prezentacji bądź też pracy na urządzeniach elektronicznych w postaci laptopów, bądź komputerów stacjonarnych. Nośniki danych zawierające poufne informacje o firmie również podlegają procesowi utylizacji. Działanie to należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem i postanowieniami RODO.
Cyfryzacja dokumentacji firmowej polega na zapisaniu jej na nośnikach danych. Mogą to być nie tylko bardzo popularne pendrive’ a, ale również dyski twarde czy pamięć zewnętrzna. Oprócz tego dokumentacja papierowa w firmie może być zapisywana trwale na kartach pamięci, płytach CD i DVD, a także dodatkowych dyskach wykorzystywanych do pracy zdalnej. Należy pamiętać, że wszystkie dane firmowe, które są zapisywane na nośnikach danych, również mogą dostać się w niepowołane ręce. Nie powinny one być przechowywane dłużej, niż jest to opisane w wymogach RODO. Oznacza to, że nośniki danych w firmie podlegają utylizacji, podobnie, jak dokumentacja papierowa. Proces ich zniszczenia wymaga zastosowania odpowiedniej procedury. Należy mieć na uwadze, że utylizacja nośników danych dotyczy wszystkich znajdujących się w firmie nośników, również tych, które nie są używane i znajdują się w archiwum. Chodzi tutaj o klisze, dyskietki, mikrofilmy, slajdy, a także zdjęcia, znajdujące się w tradycyjnych aparatach fotograficznych. Wyżej wymienione nośniki danych, mimo iż nie są używane i znajdują się w magazynie bądź archiwum firmowym, również należy poddać procesowi utylizacji.
Zapis na nośnikach danych powinien być każdorazowo zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, utratą bądź też upowszechnieniem, znajdujących się na nośniku treści. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które praktykują metodę zapisywania danych na nośnikach danych w postaci płyt CD /DVD, pendrive bądź też pamięci zewnętrznej, powinny zabezpieczyć te elementy w taki sposób, aby nie dostało się one w niepowołane ręce. Wyciek danych firmowych może być pożywką dla cyberprzestępców, a także osób, które czerpią korzyści z sabotowanie działań niektórych przedsiębiorstw. Należy pamiętać, że wymazywanie danych z pendrive’a, płyty CD, dysku twardego bądź też innego nośnika danych, nie stanowi żadnego problemu dla hakera bądź też innego rodzaju cyberprzestępcy. Osoby te dysponując zaawansowanym sprzętem komputerowym, który umożliwia odtworzenie wszystkich danych, nawet gdy zostały one usunięte w specjalnych programach czy stworzonych do tego celu aplikacjach. Najlepszym sposobem na całkowite pozbycie się nośników danych jest ich utylizacja. Prawidłowo przeprowadzony proces niszczenia nośników danych powinien być cyklicznie organizowany. Pozwoli to na pozbycie się gromadzonych latami płyt CD, pendrive czy pamięci zewnętrznych.
Utylizacja nośników danych może odbywać się na dwa sposoby. W przypadku posiadania płyt CD i DVD w niewielkiej ilości możliwe jest wykorzystanie do tego celu specjalnie dobranej niszczarki. Jest to urządzenie, które musi spełniać wszystkie wymogi prawne. Niszczarki zgodne z RODO, dopasowane parametrami technicznymi do potrzeb danej firmy, są w stanie trwale zniszczyć płyty CD i DVD. Pozwala to na pozbycie się tych nośników danych. Działanie to ma sens, jeśli firma nie generuje sporej ilości tego typu odpadów. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na dużą skalę, pojawia się sporo nośników danych do utylizacji. Wymaga to skorzystania z firmy oferującej mobilne niszczenie dokumentów. Może ona umówić się na dogodny termin z właścicielem przedsiębiorstwa, który ustali wszystkie szczegóły zlecenia. Odbiór nośników danych do utylizacji odbywa się we wskazanym terminie po określeniu, ile dokładnie odpadów tego typu zalega w przedsiębiorstwie. Należy pamiętać, że firmowe nośniki danych do zniszczenia są gromadzone w wyznaczonych do tego celu placach, monitorowanych 24h na dobę. Stanowi to zabezpieczenie tych nośników przed ich wykradnięciem. Utylizacja firmowych nośników danych jest to proces mający na celu całkowite zniszczenie wszystkich elementów, niezależnie od ich rodzaju czy rozmiaru.
Prowadząc działalność gospodarczą należy liczyć się z tym, że nośniki danych również podlegają utylizacji. Dzieje się tak z powodu tego, że zapisane na nich dane nie mogą dostać się w niepowołane ręce.
Autor